A WooCommerce alapértelmezésben hét állapotot tartalmaz (angolul is leírjuk az eredeti elnevezést a könnyebb érthetőség miatt):

  • Fizetésre vár (On-Hold ~ visszatartott): a megrendelés megérkezett, a fizetés módja NEM online fizetési mód (pl banki átutalás), ezért a Store manager-nek (vagy adminisztrátornak) meg kell erősítenie a fizetést (pl a bankszámlájának ellenőrzésével). A készlet csökken (fizikai termékek esetében).
  • Fizetés folyamatban (Pending payment): a megrendelés megérkezett, a fizetés módja valamilyen online fizetési mód (pl PayPal, Barion, SimplePay, stb), és a fizetésről a Payment Gateway (fizetési átjáró) még nem küldte meg az állapotot. A Payment Gateway 2 állapotot küldhet: Elfogadott (ha a fizetés rendben lezajlott) vagy Sikertelen (ha valamilyen okból meghiúsult a fizetés).
  • Feldolgozás alatt (Processing): Ez az állapot többnyire FIZIKAI termékekhez köthető. Virtuális (pl Tanfolyamok) és letölthető termékek esetében nincs szükség erre az állapotra.
    Fizikai termékek esetében: a befizetés beérkezett (kivéve, ha az utánvétet választotta a vásárló). A készlet csökken. A megrendelés pedig még további feldolgozást igényel (pl adminisztráció, csomag összekészítése, egyeztetés a futárszolgálattal, stb.)
  • Teljesítve (Completed): Virtuális termékek (pl Tanfolyamok) esetében a fizetés megtörtént online fizetési móddal, vagy pl banki átutalással és a Store manager (vagy adminisztrátor) megerősítette a fizetést. Ilyenkor a tanfolyamokhoz hozzáférést kap a vásárló. A fizikai termékek esetében pedig el lett küldve a termék vagy átvételi pont esetén készen áll az átvételre.
  • Sikertelen (Failed): ez az állapot az online fizetési mód választása esetén akkor adódik, ha a fizetés hibásan ment végbe. Például a vásárló hibásan adta meg a bankszámlaszámát vagy az ellenőrző kódot. Vagyis a Payment Gateway (fizetési átjáró) nem engedélyezte a fizetést (sikertelen vagy visszautasított).
  • Visszamondva (Cancelled): a vásárló vagy a Store manager is visszamondhatja a megrendelést. Online fizetési mód választása esetén ha a vásárló elindítja a fizetést, átkerül az online fizetés felületére (pl PayPal vagy SimplePay), de ott a “Mégsem” (Cancel) gombra kattint, nem fejezi be a fizetést. Ilyen esetben visszairányítják a vásárlót a webshop oldalára és akár újra is indíthatja a fizetést. Manuális megerősítés esetén (pl banki átutalás) a Store manager is visszamondhatja a vásárló megrendelését. Ebben az állapotban fizikai termékek esetén a készlet nől (a megrendelt termék mennyiségével). További teendő nincs.
  • Visszatérítve (Refunded): a sikeresen teljesített megrendelés valamilyen okból vissza lett térítve. Ezt a Store manager (vagy adminisztrátor) állítja be manuálisan. Fizikai termék esetében a csomag valószínűleg vissza lett küldve. A megrendelés végösszege valószínűleg vissza lett térítve.

A rendelés életciklusa

Virtuális termékek (pl Tanfolyamok) esetében:

  1. A tanfolyamot megrendeli a vásárló.
  2. Fizetés:
    1. Ha NEM online fizetési módot választ (pl banki átutalás), akkor e-mail értesítést kap a megrendeléséről és a fizetés további teendőiről (pl az átutalás részleteiről). Átutalja a tanfolyam vételárát és várja, hogy a Store manager (vagy adminisztrátor) megerősítse a fizetést.
    2. Ha online fizetési módot választ (pl PayPal, Barion, SimplePay), akkor a megrendelés folyamatában átkerül a fizetési felületre. Itt 3 dolog történhet:
      1. Sikeresen megtörténik a fizetés, és visszakerül a webshopba és többnyire egyből hozzáférést kap a tanfolyamhoz.
      2. Visszamondja a fizetést (pl Cancel gombra nyom), visszakerül a webshopba és akár újraindíthatja a fizetést.
      3. Sikertelen lesz valamilyen okból a fizetés (pl rosszul adja meg az adatait). Visszakerül a webshopba, de nem fér hozzá a tanfolyamhoz.
  3. Ha NEM online fizetett, akkor a Store manager-nek (vagy adminisztrátornak) meg kell erősítenie a fizetést. Az adott rendelésnél át kell állítani az állapotot Teljesítve-re. Ezután a vásárló hozzáfér a megvásárolt tanfolyam anyagához.

WooCommerce rendelési folyamat diagram